Учет канцтоваров и нормы расхода канцелярии.
Отправил Ольга Бадич в пн, 06/01/2009 - 09:18.
С одной стороны учет канцтоваров дело необходимое и нормативно обусловленное. С другой стороны, при соблюдении нормы расхода канцелярских товаров можно существенно сэкономить на этой статье расходов. Рассмотрим учет канцтоваров более подробно.
Должностному лицу надо сначала провести учет прихода канцтоваров, а потом учет расхода. Учитывая нормы расхода канцелярских товаров о которых мы подробнее расскажем чуть позже, бухгалтеру необходима уйма времени на составление приходно-расходных документов. Если приобретаем канцелярские товары у поставщика, то получаем вместе с ними товарную накладную. Однако по законодательству необходимо оформить еще и приходный ордер по форме № М-4. Это значит, что покупателю придется самому составить документ, по которому приходуются канцтовары. Заполнять ордер должен сотрудник, который отвечает за прием товарно-материальных ценностей. Для нормативного учета канцтоваров ватит и одного экземпляра приходного документа в день поступления канцтоваров на склад. Если поставку проводит одна и та же организация несколько раз в течение дня, то можно оформить один приходный ордер в целом за день. Его составляют на все количество канцтоваров, поступивших от данного поставщика (пункт 49).
Рассмотрим часто встречающийся в практике учета канцтоваров случай - когда полученное количество канцтоваров не совпадает с данными в накладной. Тогда приходный ордер вообще не требуется. В этой ситуации составьте акт о приемке материалов по форме № М-7 на полученное количество ценностей. В нем укажите количество доставленного товара по документам и по факту, а также выявленную недостачу или излишек. Но можно попросить поставщика довезти недополученные канцтовары или переделать документы, чтобы избавить себя от лишней работы.
Если канцелярские товары приобретает подотчетное лицо, то, как правило, продавец выдает ему кассовый и товарный чеки. Желательно проинструктировать работников, чтобы при покупке они просили продавца заполнить товарный чек и вписать в него наименования товаров, количество и цены на канцтовары. На его основании можно оприходовать полученные канцтовары. Но если в чеке написано просто «канцелярские товары», можно сделать одно из двух. Либо попросить работника-покупателя вернуться в магазин и добиться правильного оформления товарного чека. Либо самостоятельно вписать в него недостающие данные. Причем цены на канцтовары придется брать с потолка и подгонять под нужную сумму. После этого останется составить приходный ордер по форме № М-4 или проставить штамп на товарном чеке.
Для того чтобы выдать сотрудникам канцелярские товары ( в соответствии с нормами расхода) оформите требование-накладную по форме № М-11. Это докажет, что канцелярия была передана работнику для использования. Накладную, во-первых, отдайте на подпись ответственному за выдачу канцтоваров. А во-вторых, тому, кто получил товар. Стоимость канцтоваров списывается в момент передачи.
Расход и учет канцтоваров напрямую зависит от норм расхода канцелярских товаров. Некоторые предприятия, фирмы и учреждения документально подтверждают «лимит» расхода канцелярских товаров. Нормы расхода рассчитываются на отдел или каждого работника в отдельности, но с учетом его статуса (начальники и руководители расходуют канцтоваров гораздо больше и предпочитают качественную канцелярию, поэтому цены на канцтовары при равном количестве выше).
Рассмотрим средние показатели, нормы расхода канцелярских товаров (расчет производился для административного отдела)
Нормы расхода канцелярских товаров на одного человека в год.
Наименование
Количество (шт.)
Ручка шариковая
Стержень
Карандаш простой
Книга учета (амбарная)
Тушь
Линейка
Штрих
Ластик
Кисть
Ватман
Лента клеящая
Ножницы
Блокнот
Ежедневник
Календарь
Папка для бумаг
Степлер
Дискета
Клей конторский
Бумага для факса
Бумага для принтера
Бумага писчая
Бумага копировальная
Фломастеры (уп. 6 шт.)
Краски
Скрепки
Гуашь
Бухгалтерская документация,
бланки отчетности
4
12
4
1
0.083
1
1
4
0.03
0.2
1
0.5
2
1
1
12
0.25
10
2 флак.
0.2 рулон
0.2 упак.
12
0.083
1
0.03
2
0.01
1 комплект на учреждение
В учетной таблице нет раздела разное, куда можно отнести поздравительные и пригласительные открытки, конверты, грамоты и дипломы, магниты, салфетки для мониторов, диски и множество других вещей, использующихся различными учреждениями в зависимости от профиля. Здесь можно ограничить расход канцелярских товаров, установив лимит по совокупной цене. Цены на канцтовары меняются, поэтому лимиты необходимо регулярно пересматривать.
