Личная эффективность. Часть II. «Проектное мышление»

25 апреля 2012

Наша с Вами цель - рассмотреть навыки, которые помогают сотруднику не только профессионально расти, но и повышать эффективность своей работы, а также послужат серьезным поводом для дальнейшего карьерного роста. Наверняка, вы не раз слышали о хороших проектных менеджерах, успешных переговорщиках и результативных презентаторах. Каждый из вышеперечисленных может стать вашей профессией, а может быть и просто качественной составляющей вашей сегодняшней или/ завтрашней должности.

Начнем с проектного мышления – навыка, позволяющего соотносить задачи во времени, правильно расставлять приоритеты в работе, определять последовательность выполнения задач и, самое главное, – нацеливает человека на достижение конкретного результата. Откуда у человека появляется проектное мышление? Во-первых, частично врожденный, частично воспитанный родителями способ планирования, но такой тип встречается редко. Во-вторых, воспитанный в коллективе, если компания исповедует проектный подход, если руководитель сам действует в рамках данного типа мышления, то и все сотрудники постепенно начинают использовать эту же идеологию. В-третьих, это сам человек, услышав или прочитав о проектном менеджменте, начинает постигать азы проектного искусства.

В основе проектного менеджмента лежит так называемый «Треугольник баланса критериев»: Результат - Стоимость - Время. То есть результат вашей работы напрямую зависит от времени, которое вы инвестировали в решение данной задачи, и, соответственно, от стоимости, в которую обошелся достигнутый результат. Например, если перед вами стоит задача обеспечить офис канцтоварами, сэкономив 10% на закупках, и у вас есть 2 недели до даты, на когда нужны данные канцтовары, то у вас есть возможность просмотреть прайс-листы нескольких поставщиков, сравнить цены, поторговаться, выбрать лучшего по самой приемлемой цене. Таким образом, инвестировав большее количество времени, вы получите запланированный результат за запланированные деньги. Если канцтовары нужны в течение нескольких часов, то времени у вас очень ограниченное количество, и вряд ли вы сможете сэкономить ресурсы для их закупки, ваша основная цель будет ОБЕСПЕЧИТЬ наличие данных канцтоваров.

Следующий навык, который необходимо развивать при проектном подходе – это умение разбивать задачу на четкие, понятные подзадачи. Например, та же закупка канцтоваров могла бы состоять из целого ряда подзадач:

1. Собрать потребности в канцтоварах у сотрудников.
2. Сформировать перечень необходимых канцтоваров в соответствии с бюджетом.
3. Найти и отобрать 5 поставщиков канцтоваров.
4. Отправить им заявку и получить их предложения.
5. Провести анализ и выбрать двух наиболее подходящих.
6. Провести переговоры по снижению цены.
7. Оплатить счет.
8. Проконтролировать поставку канцтоваров по критериям: своевременность, наличие, качество.
9. Распределить канцтовары среди сотрудников.

Основный принцип, по которому мы выделяем подзадачи, - это конкретный измеримый результат, к которому приводит реализация данной подзадачи и, что очень важно, определяем четко время на реализацию каждой подзадачи.

И еще один маленькое, хитрое правило, которое действует в проектном подходе: данные подзадачи могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Что это значит? Последовательные задачи – это те, которые можно начать реализовывать, только получив результат кокой-либо предыдущей задачи. Например, вы не сможете сформировать перечень необходимых канцтоваров в соответствии с бюджетом (пункт 2) до тех пор, пока не соберете потребности в канцтоварах у сотрудников (пункт 1). Параллельные задачи – это те, которые можно реализовывать одновременно без потери их качества.

Вернемся к нашему примеру: можем ли мы в один период времени собирать потребности у сотрудников (пункт 1) и заниматься поиском поставщиков канцтоваров (3 пункт). Ответ: ДА. Таким образом, выделяя параллельные задачи, мы получаем возможность сократить общее время на реализацию задачи. А определив последовательные задачи, мы можем четко определить общее необходимое время.

А вот наглядность данного примера легко обозначить с помощью Графика Ганта (названного в честь его создателя Генри Лоуренса Ганта — соратника «отца научного менеджмента» Фредерика Тейлора) - одного из методов планирования проектов. Его суть состоит в том, что мы изображаем нашу задачу в виде графика, отображающего подзадачи, их длительность, их зависимость, т.е. являются они параллельными или последовательными. Например, так:

Таким образом, благодаря графику Ганта, мы получаем наглядность, измеримость и контролируемость выполнения наших задач. И самое главное, мы становимся более объективными при планировании, постепенно меняем свой подход к делам и тем самым развиваем собственное проектное мышление.

Генеральный директор Компании «Consulting Group».

Бизнес-тренер, консультант по вопросам эффективного управления, формирования управленческих команд, оценки руководителей, эффективных переговоров.